Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Zakenadministratie


// NORM
// TE AUDITEREN MAATREGELEN
// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TE AUDITEREN MAATREGELEN


 

Norm

Het kantoor zorgt ervoor dat de administratieve gegevens over de zaak zodanig worden beheerd dat zij snel te vinden zijn en voor de uitoefening van de opdracht relevante informatie bevatten.



Te auditeren maatregelen

  • De cliëntgegevens, de gegevens van de tegenpartij, de verantwoordelijke advocaat (indien nodig) zijn toegankelijk voor alle medewerkers van het kantoor.
  • Er bestaat een actueel overzicht van in– en uitkomende gelden. (Zie: www.advocaat.be > ik ben advocaat > reglementen: Reglement controle derdengelden van 21 november 2012)
  • De prestaties, eventueel uren, en de gemaakte kosten worden geregistreerd.


Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


De wijze waarop de zakenadministratie is ingericht, hangt mee af van de grootte van het kantoor en de aard van de praktijk.

Op elk kantoor, ongeacht de grootte, dient een cliëntenregistratiesysteem aanwezig te zijn.

Het is van groot belang dat na het eerste gesprek advocaat-cliënt en de aanvaarding van de zaak alle relevante gegevens of ten minste de cliëntgegevens, indien van toepassing, de tijdsbesteding aan de zaak en de kosten eenduidig worden geregistreerd. De vastlegging kan digitaal of fysiek plaatsvinden. Waar en hoe is een keuze van het kantoor. Zelfs indien men geen erelonen aanrekent op basis van tijdschrijven, is het aan te bevelen de besteedde tijd te registreren.

In de administratie moet het gedane werk en wat reeds werd aangerekend aantoonbaar zijn. Het is verstandig om binnen het kantoor afspraken te maken over de wijze van aanrekenen en over een controle op de solvabiliteit van de cliënt.
 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be