Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Dossierbeheer


// NORM

// TE AUDITEREN MAATREGELEN 

// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TEAUDITEREN MAATREGELEN


 

Norm

Het kantoor beheert de dossiers zodanig dat zij snel te vinden zijn en de relevante gegevens overzichtelijk en toegankelijk (ook voor bevoegde derden) zijn vastgelegd.



Te auditeren maatregelen

  • Van elke nieuwe zaak wordt een dossier aangemaakt.
  • Ten behoeve van het beheer van de dossiers heeft het kantoor afspraken gemaakt over de volgende aspecten:
    • de wijze waarop een dossier wordt aangemaakt (indeling) en het kenmerk (identificatie dossier);
    • de wijze waarop gegevens worden ingevoerd en bijgewerkt;
    • de wijze waarop stukken worden gemerkt, om gemakkelijk te kunnen vaststellen in welk dossier ze horen;
    • de wijze waarop op de documenten is aangegeven dat het gaat om een definitief, een ontwerp- of een achterhaald document.
  • Het dossier (fysiek of digitaal) bevat een getrouwe weergave van het verloop van de zaak.
  • Het dossier verschaft voldoende informatie bij vervanging.
  • In elk dossier staat vermeld wie de verantwoordelijke advocaat is.
  • De verantwoordelijkheid voor het beheer van een dossier ligt bij de advocaat.


Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


Het dossier is de plek waar nagenoeg alle informatie over een zaak te vinden is. De inhoud van het dossier is niet alleen van belang voor de behandelende advocaat, maar ook voor de verantwoordelijke advocaat, de vervanger en de ondersteuners. Het is van groot belang dat iedereen die in het dossier werkt, het gemakkelijk kan vinden. Van samenhangende zaken kan eventueel één dossier met een overzichtelijke indeling worden samengesteld.

De advocaat is vrij een ‘eigen’ systeem om dossiers in te delen te kiezen, mits binnen het kantoor duidelijk is wie welke systematiek hanteert. Het is uiteraard verstandiger binnen één kantoor dezelfde systematiek te hanteren. Dat waarborgt een maximale toegankelijkheid bij onderlinge vervanging van advocaten en van secretariaatsmedewerkers.

Elk dossier heeft een unieke identificatie en één (eind)verantwoordelijke advocaat. In het dossier is op de daarvoor geëigende stukken de status aangegeven. Een dossier kan uit een elektronisch en een fysiek deel bestaan. Uit de identificatie van beide delen van het dossier moet duidelijk zijn dat het om hetzelfde dossier gaat. In de praktijk ligt het dossierbeheer vaak in handen van het secretariaat. De advocaat blijft echter verantwoordelijk.
 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be