Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Waarborgen vertrouwelijkheid


// NORM

// TE AUDITEREN MAATREGELEN
// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TE AUDITEREN MAATREGELEN


 

Norm

De advocaat waarborgt de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens.



Te auditeren maatregelen

  • Het kantoor zorgt ervoor dat de niet-advocaten van kantoor een geheimhoudingsplicht hebben gelijk aan die van de advocaat. Deze geheimhoudingsplicht is vastgelegd.
  • Bij het beheren van cliënt- en zaakgegevens is de vertrouwelijkheid gewaarborgd.
  • Dossiers worden zodanig beheerd dat de vertrouwelijkheid van de gegevens van de cliënt gewaarborgd is.
  • Computerbestanden waarin gegevens van de cliënt zijn opgenomen en/of die te herleiden zijn tot cliënten, zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Bijlage: voorbeeld geheimhoudingsbeding



Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


De advocaat is verplicht tot geheimhouding (cfr. artikel 458 SW). Vertrouwelijkheid van de cliëntgegevens speelt niet alleen een rol gedurende de behandeling van de zaak, maar ook daarna. Het zijn vooral praktische afspraken/voorzieningen die de vertrouwelijkheid waarborgen.
Bijvoorbeeld:

  • geen dossiers/beeldschermen zichtbaar maken voor cliënten;
  • dossierkasten/deuren zijn bij afwezigheid gesloten;
  • oud papier verwerken via een papiervernietiger;
  • meeluisteren van wachtenden belemmeren, bijvoorbeeld door in de wachtkamer muziek te laten horen;
  • telefonistes gaan tijdens een telefoongesprek zorgvuldig om met namen en andere informatie over een zaak;
  • het kantoor is beveiligd;
  • duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot een archief buiten het kantoor;
  • hanteren van wachtwoorden op computers;
  • extra voorzichtigheid is geboden bij e-mailverkeer;
  • back-upbestanden worden bij voorkeur buiten het kantoor bewaard en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Ieder kantoor zal voor zich moeten uitmaken en aangeven op welke wijze de vertrouwelijkheid voldoende is gewaarborgd. Deze verplichting tot het waarborgen van de vertrouwelijkheid blijft ook gelden als de advocaat niet meer actief is.

De geheimhoudingsplicht van niet-advocaten is via een afzonderlijke verklaring of via een (arbeids-)overeenkomst vastgelegd. De geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die aan het kantoor verbonden is: ook voor het schoonmaakpersoneel, scholieren met een studentenstage, externen met toegang tot cliëntgegevens, enz.

Beveiliging van de digitale cliëntgegevens is niet altijd eenvoudig. Antivirus software en het installeren van een firewall bieden enige bescherming bij een computer/netwerk op kantoor. Wanneer de digitale gegevens worden opgeslagen buiten het kantoor zal het kantoor inzage moeten kunnen geven in de wijze waarop deze gegevens zijn beveiligd. 

 

Nuttige tip: Ad Rem, n°4,  2012 bevat verschillende artikelen over beveiliging van computerbestanden, informatisering en criminaliteit enz. (privaat luik van www.advocaat.be > informatie > communicatie en publicaties > OVB > Ad Rem).
 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be