Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Bereikbaarheid


// NORM
// TE AUDITEREN MAATREGELEN
// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TE AUDITEREN MAATREGELEN 


 

Norm

Het kantoor zorgt ervoor dat de bereikbaarheid is afgestemd op de verwachtingen van de cliënt, rekening houdend met de aard van de dossiers die het kantoor behandelt.



Te auditeren maatregelen

  • Het kantoor is tijdens de gebruikelijke kantooruren altijd telefonisch bereikbaar.
  • Het kantoor is continu bereikbaar per fax.
  • Er is een procedure/afspraak voor het controleren van alle gebruikte communicatiemedia (brievenbus, postbus, griffievakje, e-mail, fax, antwoordapparaat/antwoordservice enz.).
  • Binnen het kantoor zijn afspraken gemaakt over het volgende: 
    • het zo spoedig mogelijk opnemen van de telefoon; 
    • korte wachttijden bij telefonisch contact;
    • telefonisch doorverbinden;
    • wanneer/hoe wordt teruggebeld;
    • het aannemen van boodschappen;
    • vervanging van receptionist(e)/secretaresse/secretaris bij afwezigheid;
    • korte wachttijd bij afspraken.


Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


Communicatie en bereikbaarheid zijn voor de cliënt van zeer groot belang. De waardering van de cliënt voor de juridische dienstverlening wordt voor een belangrijk deel door deze aspecten bepaald. Een uitstekende vakinhoudelijke behandeling van de zaak kan toch door de cliënt als onvoldoende worden ervaren, indien niet aan zijn verwachtingen ten aanzien van communicatie en bereikbaarheid is voldaan.

De advocaat doet er goed aan om in een vroeg stadium met de cliënt te bespreken wat wel en wat niet mogelijk is ten aanzien van zijn bereikbaarheid en die van het kantoor. Goede informatie en afspraken op dit punt kunnen teleurstellingen bij de cliënt voorkomen. Zeker bij een beperkte bereikbaarheid is het aan te raden deze informatie op te nemen in een kantoorfolder of in de opdrachtbevestiging. Een voortdurende bereikbaarheid van het kantoor per fax betekent niet dat de faxberichten continu moeten worden gecontroleerd. Dat laatste kan geschieden tijdens de gebruikelijke kantooruren.

Het kantoor draagt ervoor zorg dat de gemaakte afspraken ook worden nagekomen. Beloftes dat de advocaat terugbelt, zijn voor de cliënt van belang.

 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be