Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Einde dossier

lamictal pregnancy cleft lip

lamictal pregnancy


// NORM

// TE AUDITEREN MAATREGELEN
// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TE AUDITEREN MAATREGELEN


 

Norm

De advocaat garandeert een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier. 



Te auditeren maatregelen

  • De cliënt wordt schriftelijk op de hoogte gesteld wanneer het dossier wordt gesloten en dat het dossier 5 jaar zal worden bewaard na beëindiging van de zaak.
  • De dossiers worden minimaal gedurende 5 jaar bewaard in een toereikende archiefruimte.
  • De advocaat heeft ervoor gezorgd dat zijn dossiers ook in geval hij of zij niet meer actief is als advocaat, bewaard blijven.
  • Het archiveringssysteem waarborgt dat dossiers kunnen worden teruggevonden. 
  • Het archiefsysteem dient zodanig te zijn dat daarin opgenomen dossiers alleen door bevoegden kunnen worden geraadpleegd.


Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


De cliënt heeft na de beëindiging van de zaak 5 jaar de tijd om zijn dossier bij de advocaat op te vragen. De bewaartermijn eindigt niet als de advocaat stopt aan de balie. Ook bij beëindiging van de praktijk moet de advocaat er zorg voor dragen dat gedurende de bewaartermijn zijn dossiers worden bewaard. Bij kantoren met meer dan één advocaat zal dit in de praktijk geen problemen opleveren. Eenmanskantoren dienen aandacht aan dit probleem te schenken. Daarbij is het van belang dat de advocaat ook de bewaring van het dossier heeft geregeld in het geval dat hij/zij komt te overlijden.

De mededeling van de datum van archivering verschaft duidelijkheid over de aanvang van deze termijn. Bij het klaarmaken van het dossier voor archivering kunnen originele stukken van de cliënt meteen uit het dossier gehaald worden ten behoeve van de cliënt.
Aan de archiefruimte kunnen voorwaarden worden gesteld zodat de dossiers gedurende de bewaartermijn in goede conditie blijven.
 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be