Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Ontwikkeling interne kantoororganisatie


// NORM
// TE AUDITEREN MAATREGELEN
// TOELICHTING BIJ DE NORM EN DE TE AUDITEREN MAATREGELEN


 

Norm

De advocaat werkt aan de ontwikkeling van de interne kantoororganisatie.



Te auditeren maatregelen

  • De advocaat/het kantoor heeft de eigen werkwijze vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van een handboek.
  • De advocaat/het kantoor let daarbij op verschillende aspecten van de kantoororganisatie, zoals de financiële bedrijfsvoering, de inrichting van het secretariaat en de wijze van automatisering.
  • De advocaat/het kantoor heeft een visie op de eigen kantoororganisatie. De onderlinge samenwerking is ook gericht op de verbetering van de kantoororganisatie.
  • Het kantoor betrekt het personeel bij de verbetering van de kantoororganisatie.
  • De advocaat/het kantoor houdt de eigen werkwijze geregeld tegen het licht, bijvoorbeeld door te peilen naar de mening van cliënten.


Toelichting bij de norm en de te auditeren maatregelen


Deze maatregelen geven de richting aan voor de verdere verbetering van de kantoororganisatie.

De werkwijze van het kantoor in verbeteren kan op vele manieren gebeuren. Belangrijk is dat de samenwerkende advocaten niet alleen punctuele problemen oplossen, maar ook blijven werken aan de verdere verbetering van de werkwijze van het kantoor. De basis daarvoor moet het kantoor zelf leggen. Een beschrijving van de werkwijze in de vorm van een handboek kan daarbij helpen. Hiervoor zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar, waaronder het overlopen van de elementen van de kwaliteitsstandaard. Voor eenmanskantoren is een beschrijving vooral aan de orde met het oog op eventuele vervanging en opvolging. Van belang daarbij zijn onderwerpen als de financiële bedrijfsvoering, de inrichting van het secretariaat, de inzet van kantoorautomatisering, enz. Het geheel moet goed op elkaar zijn afgestemd.

De werkwijze van het kantoor wordt in belangrijke mate bepaald door de inbreng van de secretariaatsmedewerker(s), naast die van de advocaten zelf. De verdeling van de taken en de vormgeving van het werkoverleg bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit zoals die ervaren wordt door de cliënt. Meer dan het opschrijven van werkwijzen is reflectie op de werkwijze met en door alle personeelsleden daarom van belang. Dit kan onder andere vorm krijgen door werkoverleg, training en opleiding.

Elke werkwijze, hoe succesvol ook, verdient het om van tijd tot tijd tegen het licht te worden gehouden. Werkt het nog zoals oorspronkelijk de bedoeling was? Wordt er uitgehaald wat er inzit? Wordt er niet te bureaucratisch gewerkt? Zou de werkwijze niet moeten worden aangepast aan veranderende omstandigheden? Vragen als deze vormen de basis voor verdere kwaliteitsverbetering. Het is verstandig daarbij de inbreng van cliënten mee te nemen. Bij kleine signalen volstaan kleine verbeteringen. Bij structurele problemen neemt de advocaat/het kantoor structurele maatregelen.
 

Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be