Orde van Vlaamse Balies
Orde van Vlaamse Balies
Kwaliteitstest

balie:
geslacht:   
leeftijd:
vennootschap:
welk soort samenwerkingsverband:  
aantal advocaten:

 

  ja nee hierover bestaat binnen het kantoor een geschreven procedure
 
 
  A. cliënt-advocaat : eerste gesprek & volgende communicatie
 
 
  A.1 Identificatie cliënt
 
 
  De advocaat identificeert eerst zijn cliënt en controleert zijn identiteit
 
  De advocaat identificeert de tegenpartij(en)
 
  De advocaat gaat bij het begin na of er sprake kan zijn van belangentegenstelling
 
 
  A.2 vaststelling aard, omvang en haalbaarheid van de zaak, alsmede aanvaarding van de opdracht
 
 
  De advocaat bepaalt de aard van de zaak.
 
  Indien nodig signaleert de advocaat de wettelijke termijnen
 
  De advocaat stelt in overleg met de cliënt het probleem vast en geeft een eerste analyse
 
  De advocaat inventariseert mogelijke oplossingen, de daaraan verbonden voor- en nadelen, en maakt, indien mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid.
 
  De advocaat bepaalt in overleg met de cliënt de te volgen strategie.
 
  De advocaat geeft in voorkomend geval toelichting bij de af te sluiten overeenkomst.
 
  De advocaat bevestigt schriftelijk aan de cliënt de aard en de omvang van de zaak, indien mogelijk een inschatting van de haalbaarheid, de afgesproken werkzaamheden alsmede indien van toepassing de verantwoordelijke advocaat, de behandelende advocaat.
 
  De advocaat geeft in voorkomend geval toelichting bij de af te sluiten overeenkomst advocaat - cliënt.
 
  In het dossier moeten aantekeningen aanwezig zijn van het gesprek of het contact waarin de opdracht is gegeven.
 
 
  A.3 financiële gevolgen
 
 
  De advocaat bespreekt de mogelijkheid om in aanmerking te komen voor tweedelijnsbijstand en de hoogte van de eigen bijdrage.
 
  De advocaat gaat na of de cliënt een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering en een rechtsbijstandsverzekering heeft.
 
  De advocaat licht zijn tarieven toe voor de kosten en erelonen. (zie dienstenwet)
 
  De advocaat geeft een toelichting over de toepasselijke wetgeving over de verhaalbaarheid erelonen.
 
  De advocaat geeft een toelichting van de bijkomende kosten naast kantoorkosten zoals deurwaarderskosten, griffierecht, expertisekosten, registratiekosten vonnis enz.
 
  De advocaat geeft aan op welke wijze hij voorschotten zal vragen of tussentijdse staten zal opmaken.
 
  De advocaat bevestigt schriftelijk de met de cliënt besproken financiële consequenties.
 
  De advocaat sluit een overeenkomst met de cliënt over de financiële consequenties.
 
 
  A.4 zakenadministratie
 
 
  De cliëntgegevens, de gegevens van de tegenpartij, de verantwoordelijke advocaat (indien nodig) zijn toegankelijk voor alle medewerkers van het kantoor.
 
  Er bestaat een actueel overzicht van in– en uitkomende gelden.
 
  De prestaties, eventueel uren, en de gemaakte kosten worden geregistreerd.
 
 
  B. Behandeling dossier
 
 
  B.1 dossierbeheer
 
 
  Van elke nieuwe zaak wordt een dossier aangemaakt.
 
  Ten behoeve van het beheren van de dossiers heeft het kantoor afspraken gemaakt over de volgende aspecten:
  - de wijze waarop een dossier wordt aangemaakt (indeling) en het kenmerk (identificatie dossier);
 
  - de wijze waarop gegevens worden ingevoerd en bijgewerkt;
 
  - de wijze waarop stukken worden gemerkt, om gemakkelijk te kunnen vaststellen in welk dossier ze horen;
 
  - de wijze waarop op de documenten is aangegeven dat het gaat om een definitief, een ontwerp- of een achterhaald document.
 
  Het dossier (fysiek of digitaal) bevat een getrouwe weergave van het verloop van de zaak.
 
  Het dossier verschaft voldoende informatie bij vervanging.
 
  In elk dossier staat vermeld wie de verantwoordelijke advocaat is.
 
  De verantwoordelijkheid voor het beheer van een dossier ligt bij de advocaat.
 
 
  B.2 waarborgen vertrouwelijkheid
 
 
  Het kantoor zorgt ervoor dat de niet-advocaten van kantoor een geheimhoudingsplicht hebben gelijk aan die van de advocaat. Deze geheimhoudingsplicht is vastgelegd.
 
  Bij het beheren van cliënt- en zaakgegevens is de vertrouwelijkheid gewaarborgd.
 
  Dossiers worden zodanig beheerd dat de vertrouwelijkheid van de gegevens van de cliënt gewaarborgd is.
 
  Computerbestanden waarin gegevens van de cliënt zijn opgenomen en/of die te herleiden zijn tot cliënten, zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.
 
 
  B.3 bereikbaarheid
 
 
  Het kantoor is tijdens de gebruikelijke kantooruren ALTIJD telefonisch bereikbaar.
 
  Het kantoor is continu bereikbaar per fax.
 
  Er is een afspraak voor het controleren van alle gebruikte communicatiemedia (brievenbus, postbus, griffievakje, e-mail, fax, antwoordapparaat/antwoordservice enz.).
 
  Binnen het kantoor zijn afspraken gemaakt over het volgende:
  - het zo spoedig mogelijk opnemen van de telefoon;
 
  - korte wachttijden bij telefonisch contact;
 
  - telefonisch doorverbinden;
 
  - wanneer/hoe wordt teruggebeld;
 
  - het aannemen van boodschappen;
 
  - vervanging van receptioniste/secretaresse bij afwezigheid;
 
  - korte wachttijd bij afspraken.
 
 
  B.4 communicatie met de cliënt
 
 
  De advocaat bevestigt schriftelijk elke wijziging of aanvulling van de opdracht aan de cliënt.
 
  De cliënt wordt ongevraagd, zo nodig schriftelijk, op de hoogte gehouden van de reeds gemaakte kosten.
 
  De cliënt wordt ongevraagd op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen, voortgang en de wijzigingen in de zaak.
 
  Ontwerpen van (proces)stukken en belangrijke brieven worden tijdig aan de cliënt bezorgd zodat een redelijke reactietermijn mogelijk is.
 
  De advocaat legt in een duidelijke factuur het ereloon en de overige kosten vast. Indien op uurbasis wordt gewerkt, worden de gemaakte uren en het uurtarief eveneens vermeld.
 
  Eventueel specificeert de advocaat de ereloonnota aan zijn cliënt.
 
  Wanneer een cliënt een klacht heeft, wordt hij/zij geïnformeerd over de wijze waarop het kantoor klachten behandelt.
 
 
  B.5 Dossierverloop en termijnbewaking
 
 
  Berichten (telefoon/bezoek, fax, e-mail e.d.) en poststukken worden snel aan de behandelende advocaat doorgegeven.
 
  Uitgaande post (e-mail, fax, brief) wordt tijdig verwerkt.
 
  De advocaat zorgt ervoor dat de vooruitgang bij de behandeling van de zaak wordt gewaarborgd, conform de afspraken met de cliënt.
 
  De advocaat hanteert een systeem dat termijnoverschrijding uitsluit.
 
  Het systeem van termijnbewaking dat een advocaat hanteert, is eenvoudig overdraagbaar.
 
 
  B.6 Overdracht en vervanging bij afwezigheid
 
 
  Het kantoor heeft een vervangingsregeling.
 
  In de regeling zijn de volgende onderdelen opgenomen:
  - vervanging bij geplande afwezigheid;
 
  - vervanging bij niet-geplande afwezigheid;
 
  - afzeggen/herplannen van afspraken bij geplande en niet-geplande afwezigheid;
 
  - dossieroverdracht bij langdurige afwezigheid.
 
 
  B.7 inschakeling van derden (deskundigen, notarissen, accountants, enz.)
 
 
  De advocaat stelt de cliënt van inschakeling van derden op de hoogte.
 
  Het kantoor bewaakt de geleverde diensten door derden.
 
  Het kantoor onderneemt actie bij een negatieve beoordeling van de geleverde diensten.
 
 
  C. Einde dossier

 
  De cliënt wordt schriftelijk op de hoogte gesteld wanneer het dossier wordt gesloten en dat het dossier 5 jaar zal worden bewaard na beëindiging van de zaak.
 
  De dossiers worden minimaal gedurende 5 jaar bewaard in een toereikende archiefruimte.
 
  De advocaat heeft ervoor gezorgd dat zijn dossiers ook in geval hij of zij niet meer actief is als advocaat, bewaard blijven.
 
  Het archiveringssysteem waarborgt dat dossiers kunnen worden teruggevonden.
 
  Het archiefsysteem dient zodanig te zijn dat daarin opgenomen dossiers alleen door bevoegden kunnen worden geraadpleegd.
 
 
  D. Cliënt - Advocaat: kwaliteitsverbetering:
 
 
  D.1 Klachtenregeling en cliënttevredenheidsonderzoek
 
 
  De advocaat / het kantoor staat open voor klachten van cliënten. Het kantoor heeft een interne klachtenregeling.
 
  De advocaat / het kantoor heeft een procedure voor het geval de klacht niet naar tevredenheid van de cliënt wordt opgelost.
 
  De advocaat / het kantoor evalueert alle binnengekomen klachten en treft indien nodig maatregelen.
 
  De advocaat / het kantoor meet de tevredenheid/waardering van cliënten over zijn dienstverlening.
 
  Op basis van de resultaten van het cliënttevredenheidsonderzoek treft de advocaat / het kantoor maatregelen ter verbetering van de cliënttevredenheid.
 
  De advocaat / het kantoor evalueert de wijze waarop de cliënttevredenheid wordt gemeten en neemt zonodig maatregelen ter verbetering.
 
 
  D.2 Stimuleren goede beroepsuitoefening
 
 
  De advocaat/het kantoor zorgt voor het stimuleren van deelname aan permanente vorming.
 
 
  D.3 Ontwikkeling interne kantoororganisatie
 
 
  De advocaat/het kantoor heeft de eigen werkwijze vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van een handboek.
 
  De advocaat/het kantoor let daarbij op verschillende aspecten van de kantoororganisatie, zoals de financiële bedrijfsvoering, de inrichting van het secretariaat en de wijze van automatisering.
 
  De advocaat/het kantoor heeft een visie op de eigen kantoororganisatie. De onderlinge samenwerking is ook gericht op de verbetering van de kantoororganisatie.
 
  Het kantoor betrekt het personeel bij de verbetering van de kantoororganisatie.
 
  De advocaat/het kantoor houdt de eigen werkwijze geregeld tegen het licht, bijvoorbeeld door te peilen naar de mening van cliënten.
 


Orde van Vlaamse Balies   I   Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel   I   Tel. + 32 2 227 54 70   I   Fax +32 2 227 54 79   I   Email: info@advocaat.be